Was ist die Nebenkostenabrechnung?
Als Vermieter müssen Sie jährlich über die geleisteten Betriebskostenvorauszahlungen abrechnen. Frist: spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Wer diese Frist verpasst, verliert den Anspruch auf Nachzahlung — aber Rückzahlungsansprüche des Mieters bleiben bestehen.
Schritt 1: Abrechnungszeitraum festlegen
Üblich ist das Kalenderjahr (1. Januar bis 31. Dezember). Im Mietvertrag kann aber auch ein anderes Datum vereinbart sein. Bei Mieterwechsel: anteilige Abrechnung für jeden Zeitraum.
Schritt 2: Umlagefähige Kosten sammeln
Nur Kosten nach der Betriebskostenverordnung (BetrKV) dürfen umgelegt werden. Checkliste:
- ☑ Grundsteuer (soweit im Mietvertrag vereinbart)
- ☑ Wasserkosten (Frischwasser + Entwässerung)
- ☑ Heizkosten (mindestens 50 % verbrauchsabhängig!)
- ☑ Warmwasserkosten
- ☑ Fahrstuhl (Strom + Wartung)
- ☑ Straßenreinigung + Müllabfuhr
- ☑ Hausreinigung + Ungezieferbekämpfung
- ☑ Gartenpflege
- ☑ Beleuchtung (Gemeinschaftsflächen)
- ☑ Schornsteinreinigung
- ☑ Sach- und Haftpflichtversicherungen
- ☑ Hausmeisterkosten (nur Betriebsleistungen, kein Handwerk!)
- ☑ Antenne / Kabelanschluss (falls vereinbart)
Nicht umlagefähig: Verwaltungskosten, Instandhaltungsrücklage, Leerstandskosten, Rechtsberatung.
Schritt 3: Umlageschlüssel anwenden
Standardmäßig erfolgt die Umlage nach Wohnfläche. Andere mögliche Schlüssel:
- Nach Personenzahl (selten, aber für Wasserkosten manchmal vereinbart)
- Nach Verbrauch (Heizung: Pflicht zu mindestens 50 % verbrauchsabhängig)
- Nach Wohneinheiten (für bestimmte Kosten wie Schornstein)
Schritt 4: Abrechnung aufstellen
Die Abrechnung muss folgende Elemente enthalten:
- Abrechnungszeitraum
- Auflistung aller Kostenpositionen mit Gesamtbetrag
- Verwendeter Verteilungsschlüssel
- Anteil des Mieters
- Geleistete Vorauszahlungen
- Saldo (Nachzahlung oder Rückzahlung)
Muster-Abrechnung (vereinfacht)
| Kostenart | Gesamt | Anteil Mieter (50 m² von 200 m² = 25 %) |
|---|---|---|
| Grundsteuer | 800 € | 200 € |
| Wasser/Abwasser | 1.200 € | 300 € |
| Heizung (verbrauchsabh.) | 3.000 € | individuell |
| Müllabfuhr | 400 € | 100 € |
| Hausreinigung | 600 € | 150 € |
| Versicherungen | 500 € | 125 € |
| Summe (ohne Heizung) | 875 € | |
| Vorauszahlungen | –840 € | |
| Nachzahlung | 35 € |
Weiterführend: Mietbegriffe erklärt | Gebäudeversicherung umlegen | Mietrecht-Grundlagen
Muss ich als Vermieter Belege auf Anfrage vorlegen?
Ja. Mieter haben das Recht, Einsicht in alle zugrundeliegenden Belege zu nehmen. Sie können Kopien verlangen (auf eigene Kosten). Verweigern Sie das, ist die Abrechnung nicht prüfbar — was zu Streit führt.
Was passiert, wenn ich die Abrechnungsfrist verpasse?
Wenn Sie die 12-Monats-Frist verpassen, verlieren Sie den Anspruch auf Nachzahlung vom Mieter. Rückzahlungsansprüche des Mieters (falls er zu viel gezahlt hat) bleiben aber bestehen. Also: Immer fristgerecht abrechnen!
Verwandte Artikel: Eigenbedarfskündigung: Was Vermieter und Mieter wissen müssen | Nettokaltmiete vs. Warmmiete: Unterschiede einfach erklärt | Wohngebäudeversicherung für Vermieter: Kosten und Leistungen | Cashflow Immobilien berechnen: Was bleibt wirklich übrig?
